Cách Quản Lý Đơn Hàng Bằng Excel Thành Công

Cách Quản Lý Đơn Hàng Bằng Excel

Cách quản lý đơn hàng bằng excel sao cho chủ doanh nghiệp có thể theo dõi, sắp xếp và kiểm tra đơn hàng là một điều không hề dễ dàng. Bài viết hôm nay, Digi Hero Agency sẽ giới thiệu tới các bạn cách quản lý đơn hàng bằng Excel mới nhất 2024. Cùng đi tìm hiểu ngay dưới đây nhé! 

"</p

Quản lý đơn hàng bằng excel gồm những gì? 

Quản lý đơn hàng bằng file Excel là một trong những cách được rất nhiều cửa hàng lựa chọn. Điều này giúp doanh nghiệp theo dõi và xử lý đơn hàng một cách hiệu quả. Một mẫu file quản lý Excel hoàn chỉnh bao gồm các thông tin chi tiết sau:

  • Thời gian đặt hàng (ngày, tháng, năm)
  • Tên khách hàng
  • Số điện thoại/ thông tin liên hệ
  • Địa chỉ.
  • Tên sản phẩm
  • Số lượng
  • Số tiền cần quản lí
  • Ghi chú đơn hàng (nếu có)
  • Tên/thông tin nhân viên bán hàng 

Bằng cách sử dụng mẫu file Excel này, doanh nghiệp có thể:

  • Quản lý tập trung: Theo dõi toàn bộ quá trình xử lý đơn hàng từ lúc nhận đơn đến khi giao hàng và thanh toán.
  • Đưa ra quyết định chính xác: Dựa trên dữ liệu từ file Excel, bạn có thể thống kê và phân tích kết quả chính xác.
  • Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Việc xử lý đơn hàng nhanh chóng và chính xác giúp doanh nghiệp đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng.
  • Tối ưu hóa quy trình làm việc: Giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian xử lý đơn hàng.

Quản lý đơn hàng bằng excel mang lại ưu điểm gì? 

Quản lý đơn hàng bằng Excel mang lại nhiều ưu điểm nổi bật, giúp bạn tối ưu hóa quy trình bán hàng và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Việc sở hữu một file quản lý hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp: 

Tính toán số lượng lớn các đơn hàng

Việc tính toán khi thực hiện thủ công sẽ tốn nhiều thời gian và tiềm tàng nhiều rủi ro sai số. Trong khi đó, bạn có thể hạn chế điều này khi có một bảng quản lý đơn hàng bằng excel. Các doanh nghiệp có thể làm báo cáo doanh số bán hàng cho tất cả các đơn đặt hàng bằng cách đặt hàm tính toán cột đối với doanh số bán hàng. Ví dụ: 

  • Hàm SUM: Tính tổng giá trị của nhiều đơn hàng trong cùng một cột.
  • Hàm AVERAGE: Tính giá trị trung bình của nhiều đơn hàng trong cùng một cột.
  • Hàm COUNTIF: Đếm số lượng đơn hàng thỏa mãn một điều kiện cụ thể.

Cách Quản Lý Đơn Hàng Bằng Excel

Tiết kiệm tối đa chi phí với cách quản lý đơn hàng bằng Excel miễn phí

Bạn đang tìm kiếm một công cụ quản lý đơn hàng hiệu quả mà không muốn tốn kém chi phí? File Excel quản lý đơn hàng chính là giải pháp vô cùng hoàn hảo! Mọi tính năng trên excel đều miễn phí, nên đây là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa, giúp tiết kiệm ngân sách đáng kể.

File Excel quản lý đơn hàng chính là giải pháp vô cùng hoàn hảo không tốn kém chi phí

 

Tìm kiếm thông tin nhanh chóng

Excel cung cấp đa dạng các bộ lọc, từ cơ bản đến nâng cao, đáp ứng mọi nhu cầu tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng và chính xác nhất:

  • Lọc theo tiêu chí: Tìm kiếm dữ liệu dựa trên các điều kiện cụ thể (ví dụ: đơn hàng theo ngày, theo khách hàng, theo sản phẩm…).
  • Lọc nâng cao: Kết hợp nhiều tiêu chí lọc để có kết quả chính xác hơn.
  • Lọc theo màu sắc, biểu tượng: Dễ dàng nhận diện các nhóm dữ liệu quan trọng.
  • Lọc nhanh (AutoFilter): Tự động gợi ý các giá trị lọc phổ biến.

Doanh nghiệp có thể tra đơn hàng cụ thể bằng 1 tổ phím, thuận tiện hơn rất nhiều so với việc quản lý đơn hàng bằng sổ sách.

Sử dụng AI nâng cao hiệu suất

Trên Excel, có một số công cụ và tiện ích mở rộng sử dụng AI trong việc tự động hóa và tối ưu hóa quy trình quản lý đơn hàng.

Ví dụ:

  • Power Automate: Công cụ này của Microsoft cho phép bạn tạo các quy trình tự động để xử lý đơn hàng, như gửi email xác nhận, cập nhật trạng thái đơn hàng, và tạo báo cáo.
  • Các add-ins AI: Một số add-ins của bên thứ ba có thể giúp bạn phân tích dữ liệu đơn hàng, dự đoán xu hướng bán hàng, và đề xuất các chiến lược kinh doanh.

Những lưu ý trong cách quản lý đơn hàng bằng Excel hiệu quả

Muốn quản lý đơn hàng bằng excel, hãy thực hiện các bước sau: 

Khai báo và điền đủ các thông tin cần thiết

Trước khi bước vào quản lý, hãy đảm bảo có đầy đủ thông tin của những danh mục sau đây:

  • Danh mục hàng hóa. Ví dụ: Đồ Kho, thực phẩm, đông lạnh,…
  • Tên sản phẩm: Gạo ST25, Bánh quy Oreo,…
  • Mã hàng: Có thể là một dãy số: MT006
  • Đơn vị tính: Bao (gạo), Thùng (mì),…
  • Danh mục nhân viên
  • Tên người phụ trách: Nguyễn Văn A
  • Số điện thoại liên hệ: 0987654321
  • Trạng thái đơn hàng: đã gửi, hủy hàng, đang giao, chưa gửi,…
  • Tình trạng sản phẩm: còn data /hết date

Nếu ở phần này bạn khai báo càng chi tiết thì càng dễ nắm bắt thông tin đơn hàng một cách chi tiết và có hệ thống, mạch lạc các số liệu cần ghi chú.

  Nhập thông tin của đơn hàng

Phần tiếp theo trong file Excel quản lý đơn hàng là mục nhập thông tin. Yêu cầu nhập thông tin của các mục sau:

  • Mạng xã hội (Facebook/Zalo): Ghi rõ thông tin liên hệ qua mạng xã hội để tiện trao đổi với khách hàng.
  • Đơn vị tính: Đơn vị sản phẩm (cái, bộ, chiếc…).
  • Thành tiền: Tính bằng số lượng x đơn giá.
  • Tổng tiền cần thanh toán: Tính bằng thành tiền + phí vận chuyển.
  • Số tiền đã nhận: Số tiền khách hàng đã thanh toán.
  • Số tiền còn nợ: Số tiền khách hàng còn phải thanh toán.
  • Nhân viên phụ trách: Người chịu trách nhiệm xử lý đơn hàng.
  • Ghi chú: Các thông tin bổ sung khác (ví dụ: yêu cầu đặc biệt của khách hàng, thời gian giao hàng dự kiến…)

Báo cáo tình hình bán hàng trên file Excel quản lý đơn hàng

Phần báo cáo tình hình bán hàng cung cấp cái nhìn tổng quan và chi tiết về hiệu quả kinh doanh, giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt.

Các chỉ tiêu quan trọng trong báo cáo:

  • Ngày, tháng, năm: Theo dõi doanh số theo từng khoảng thời gian cụ thể (ngày, tuần, tháng, quý, năm) 
  • Doanh số bán hàng: Tổng giá trị các đơn hàng đã hoàn thành trong khoảng thời gian được chọn. Chỉ tiêu này phản ánh trực tiếp hiệu quả kinh doanh.
  • Trạng thái: Phân loại đơn hàng theo các trạng thái như “Đã xác nhận”, “Đang giao hàng”, “Đã hoàn thành”, “Đã hủy”,… 
  • Số lượng đơn hàng: Tổng số đơn hàng đã nhận được trong khoảng thời gian được chọn. 
  • Nhân viên phụ trách: Thống kê số lượng đơn hàng và doanh số theo từng nhân viên
Khai báo càng chi tiết, bạn càng dễ nắm bắt thông tin đơn hàng một cách chi tiết
Khai báo càng chi tiết chính là cách quản lý đơn hàng bằng Excel hiệu quả

Tổng hợp mẫu file quản lý đơn hàng Excel phổ biến nhất

Quản lý thu chi cửa hàng bằng Excel là rất quan trọng để nắm rõ tình hình kinh doanh. Thay vì ghi chép thủ công, sử dụng Excel giúp theo dõi các khoản thu chi một cách nhanh chóng và chính xác hơn.

File Excel quản lý thu chi cửa hàng thường bao gồm:

  • Thông tin chứng từ: số thứ tự, ngày tháng giao dịch.
  • Thông tin giao dịch: tên người thực hiện, nội dung giao dịch (ví dụ: thanh toán tiền điện, thu tiền khách).
  • Thông tin tài khoản: số tiền thu/chi, ghi chú (nếu có).

Mẫu file quản lý thu chi đơn hàng tại đây.

Quản lý thu chi cửa hàng bằng Excel phức tạp hơn so với cá nhân do có nhiều giao dịch và nhân viên liên quan. Nếu không quản lý tốt, cửa hàng có thể gặp khó khăn về tài chính, thậm chí phá sản.

Cách quản lý đơn hàng bằng excel là công cụ đắc lực giúp bạn quản lý đơn hàng hiệu quả. Với các mẫu file thông minh, bạn có thể theo dõi trạng thái đơn hàng, từ xác nhận, giao hàng đến thanh toán. Báo cáo tình hình bán hàng chi tiết giúp bạn nắm bắt doanh số, số lượng đơn hàng và hiệu suất nhân viên.

Digi Hero Agency luôn đồng hành cùng bạn trong hành trình quản lý kinh doanh. Hãy theo dõi chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất về cách quản lý đơn hàng bằng Excel và các giải pháp kinh doanh hiệu quả khác.

 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Bài Viết Liên Quan