Bật mí cách viết bài PR chuyên nghiệp và thu hút sự chú ý

Bài viết PR là gì? Cách viết bài PR như thế nào để thu hút khách hàng? Có những lưu ý gì khi viết bài PR?… Hãy cùng Digi Hero Agency trả lời những câu hỏi trên để tạo ra bài viết PR chất lượng và gây ấn tượng với độc giả nhé!

Bài viết PR là gì?

PR (Public Relations) – quan hệ công chúng, là những hoạt động được lên kế hoạch và chiến lược để tạo nên danh tiếng cho thương hiệu cũng như giá trị cho một sản phẩm/dịch vụ nào đó của doanh nghiệp. Và các bài viết PR là hoạt động chủ đạo, đóng vai trò then chốt của bản kế hoạch. 

Một bài PR sản phẩm là những con chữ, hình ảnh logic và sáng tạo thể hiện bức tranh toàn cảnh của sản phẩm, dịch vụ hay hoạt động doanh nghiệp. Tuy nhiên, ngoài việc có tác dụng quảng bá thì bài PR cần nhiều sự sắc bén và khách quan hơn. 

Cấu trúc của một bài viết PR

Tiêu đề tạo sự hấp dẫn, thu hút khách hàng

Thông thường chúng tiếp xúc với hàng ngàn tiêu đề mỗi ngày nhưng chỉ chú ý đến một tỷ lệ nhỏ. Vì vậy, cách viết bài PR sao cho tiêu đề cuốn hút và hấp dẫn là rất quan trọng. Dưới đây là một số dạng tiêu đề giúp bài PR sản phẩm của bạn thu hút sự chú ý hơn:

• Sử dụng những câu PR hay, theo trend.
• Tạo sự kỳ vọng hoặc đề cập đến “nỗi đau” mà khách hàng đang gặp phải.
• Nhắm mục tiêu đối tượng khách hàng cụ thể mà bạn muốn hướng đến.
• Sử dụng các con số và dữ liệu thống kê để làm nổi bật tiêu đề.
• Kích thích tính tò mò của khách hàng với tiêu đề gợi mở.

Hãy áp dụng những nguyên tắc này để tạo ra những tiêu đề đặc biệt và thu hút người đọc đến với bài PR của bạn.

Phần mở bài

Phần khởi đầu của bài PR đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút sự quan tâm và giữ chân người đọc. Tạo một phần mở đầu súc tích và hấp dẫn, tối đa khoảng 3-4 dòng,  đưa ra lý do tại sao người đọc nên tiếp tục đọc bài viết của bạn.

Phần thân bài

Thân bài chứa nội dung chính của bài PR . Trong phần này, bạn cần cung cấp thông tin sản phẩm/dịch vụ (chức năng, công dụng, tiện ích, sự đặc trưng và khác biệt với sản phẩm của đối thủ, lợi ích đối đối với người dùng,…). Tốt nhất, phần này nên được thể hiện thành nhiều đoạn, mỗi đoạn khoảng 3 – 4 dòng để khiến người đọc không cảm thấy chán. 

Tuy nhiên đừng quá tâng bốc, đánh bóng sản phẩm/dịch vụ vì sẽ dễ khiến người đọc cảm thấy thiếu thực tế, không đáng tin cậy. Hơn nữa, nếu sản phẩm mua về mà không được như kỳ vọng sẽ khiến khách hàng mất lòng tin, thậm chí là “bóc phốt” gây ảnh hưởng đến danh tiếng của thương hiệu.

Phần kết bài

Kết bài là phần kích thích hành động của khách hàng. Ngoài việc tổng kết lại toàn bộ nội dung một cách súc tích, ngắn gọn và khách quan nhất, bạn nên có thêm yếu tố CTA (Call to action) – kêu gọi khách hàng sử dụng sản phẩm/dịch vụ. 

Các dạng bài PR phổ biến

Dạng bài Editorial

Dạng bài Editorial được viết bởi các chuyên gia, phóng viên và không có sự can thiệp, chi phối nhiều từ doanh nghiệp. Do đó, dạng bài này hay được đánh giá cao vì có tính khách quan, người đọc cảm thấy tin tưởng hơn và không cảm thấy khó chịu với những thông tin quảng bá được đưa ra.

Dạng bài này có nhiều nội dung hấp dẫn, có những câu chuyện cụ thể mang tính bất ngờ, cuốn hút, đem lại nhiều lợi ích cho người đọc. Bài viết cũng phù hợp với tổng thể nội dung của tờ báo.

Dạng bài Advertorial

Bài viết này còn được gọi là bài viết quảng cáo hoặc advertorial. Đây là một dạng bài viết kết hợp giữa nội dung biên tập và quảng cáo. Nội dung của bài viết tập trung vào việc cung cấp thông tin và giới thiệu về sản phẩm, dịch vụ, hoặc doanh nghiệp. Thường thì các copywriter sẽ viết bài này và đăng lên các phần quảng cáo trên báo.

Doanh nghiệp thường phải chi tiền để chạy quảng cáo nhằm kích thích khả năng mua hàng của khách hàng. Loại bài viết này thích hợp khi doanh nghiệp muốn tập trung nhấn mạnh thông tin và đặc điểm của sản phẩm.

Tuy nhiên, nhược điểm của dạng bài viết này là nó tập trung quá nhiều vào tính chất quảng cáo của sản phẩm, dịch vụ hoặc doanh nghiệp, và nội dung không có sự hấp dẫn hoặc sắc màu. Đôi khi, vị trí đăng bài không phù hợp và không tương thích với tổng thể của tờ báo. Loại bài viết advertorial này thường được đăng trên báo giấy.

Dạng bài Testimonial

Dạng bài Testimonial hay được viết dưới dạng trải nghiệm, review, chia sẻ cảm nhận khi dùng sản phẩm, phỏng vấn, kiểm chứng. Bài dạng Testimonial thường sử dụng bằng chứng, số liệu, phỏng vấn đáng tin cậy để khơi gợi sự tin tưởng của khách hàng.

Tất cả những luận điểm đều cần dữ liệu cụ thể hay trích dẫn thực tế, nguồn tham khảo đáng tin cậy, minh chứng để chiếm được sự tin tưởng của khách hàng.

10 cách viết bài pr hiệu quả bạn nên áp dụng

Xác định mục đích chính của bài PR 

Tùy vào mục đích của người viết sẽ có nhiều cách viết bài khác nhau. Thông thường, sẽ có 4 loại cơ bản như sau:

• Giới thiệu về sản phẩm, dịch vụ mới
• Tăng độ nhận diện, tăng uy tín của thương hiệu hay giá trị của sản phẩm và dịch vụ
• Thúc đẩy doanh số bán hàng
• Xử lý khủng hoảng truyền thông

Xác định chủ đề xuyên suốt bài viết PR

Nắm rõ chủ đề cần viết sẽ giúp bạn tìm được cách tiếp cận, diễn đạt và trình bày hiệu quả hơn.Hãy đặt bản thân vào vị trí của khách hàng để chọn và đưa ra được chủ đề hấp dẫn. Bởi có như vậy, bài viết của bạn mới thu hút và kích thích được khách hàng. 

Độ dài của bài viết PR

Tùy các dạng bài viết PR khác nhau sẽ có những quy định độ dài riêng. Ví dụ, trên các báo giấy là khoảng 150-300 chữ, trên các báo online hoặc các trang thông tin thì có thể nhiều hơn, khoảng 500 – 800 chữ. Còn nếu viết trên các diễn đàn thì khoảng từ 1000 chữ trở lên tùy theo nội dung và lĩnh vực.

“Research” là thao tác không thể bỏ qua 

Để có cách viết bài PR hay bắt buộc bạn phải thực hiện “Research”. Bạn có thể tham khảo những bài PR mẫu, tìm hiểu tường tận về vị trí, điểm mạnh, điểm yếu của sản phẩm/dịch vụ cũng như insight của khách hàng thì bài PR của bạn mới có thể thu hút với hấp dẫn khách hàng.

Vì vậy, trước khi bắt tay vào viết bài PR hãy cố gắng “nghiền nát” Google, tìm kiếm thông tin để bài viết của mình trở nên hữu ích cũng như tăng traffic trên các kênh báo online.

Xác định rõ đối tượng truyền thông của bài PR 

Bước này là căn cứ để bạn chọn cách viết bài PR phù hợp với mục đích của mình. Để bài viết của bạn có thể tiếp cận đối tượng mục tiêu, bạn cần:

• Chọn lựa phong cách và ngôn ngữ phù hợp
• Lối dẫn dắt đánh vào insight của khách hàng
• Đưa ra những thông tin “đắt giá” về những ưu điểm cũng như sự khác biệt của sản phẩm so với đối thủ. Điều này giúp khách hàng thấy được lý do: Tại sao nên chọn và sử dụng sản phẩm của bạn?
• Đưa ra điểm đặc biệt trong chiến dịch giới thiệu sản phẩm khiến khách hàng phải chọn bạn.

Tìm hiểu đối thủ cạnh tranh

Có câu nói là “Biết người biết ta trăm trận trăm thắng”. Để có một bài pr sản phẩm hay, thu hút khách hàng thì bước tìm hiểu đối thủ cạnh tranh không thể bỏ qua. Càng tìm hiểu nghiên cứu kỹ, Cách viết bài của bạn sẽ càng cải thiện và hấp dẫn người đọc. 

Phác thảo dàn ý của bài PR 

dựa trên thông tin nghiên cứu được ở các bước trên, bạn nên tổng hợp, chắt lọc thông tin và sắp xếp chúng thành một dàn ý sơ bộ. Công việc này giúp bạn có cái nhìn tổng quát hơn về bài PR của mình, xem được thiếu cái gì, thừa cái gì và cần bổ sung cái gì. 

Nên thêm hình ảnh/video vào bài viết PR

Hình ảnh không chỉ giúp bài viết sinh động hơn mà còn tăng độ chân thực, dẫn dắt suy nghĩ và tạo niềm tin cho người đọc. Tóm lại, hình ảnh là một phần không thể thiếu trong bài viết PR.

Kiểm tra lại thông tin của bài viết PR trước khi đăng tải

Đừng quên kiểm tra lại thông tin trong bài viết trước khi đăng tải. Bài viết PR của bạn sẽ được đăng tải trên các trang công chúng… Nếu chúng chứa những thông tin không chính xác sẽ gây hậu quả nghiêm trọng. 

Theo dõi phản hồi khách hàng đưa ra

Theo dõi phản hồi và giải đáp những thắc mắc của khách hàng một cách nhiệt tình và lịch sự chính là cách để giữ chân khách hàng. Ngoài ra, việc theo dõi phản hồi của khách hàng là một cách giúp bạn rút kinh nghiệm, cải thiện cách viết bài PR sau này.

Công thức viết bài PR thu hút khách hàng

Dưới đây chính là 3 công thức viết bài kinh điển, được áp dụng rộng rãi và đem lại hiệu quả chuyển đổi cao:

Công thức PAS

• P – Problem (Vấn đề): dẫn dắt, nêu bật ra những vấn đề (nỗi sợ hãi) mà nhóm khách hàng mục tiêu đang gặp phải, sử dụng thông tin xác thực và giật gân để thu hút, xoáy sâu vào vấn đề.
• A – Agilate (Diễn giải): Tiếp tục triển khai vấn đề ở nhiều góc cạnh khác nhau, số liệu và bằng chứng cần có tính xác thực cao. Mục đích là để đối tượng mục tiêu nhận thức rõ được độ nghiêm trọng của vấn đề.
• S – Solution (Giải pháp): Sau khi hoafnt hành triển khai mọi khía cạnh của vấn đề thì tiến hành đưa ra giải pháp liên quan đến sản phẩm, dịch vụ có thể giúp khách hàng giải quyết vấn đề triệt để. Đồng thời cố gắng thuyết phục khách hàng chuyển đổi.
  Vì nói sâu vào vấn đề (nỗi sợ hãi – cảm xúc con người) nên công thức này có thể có hiệu quả hơn 2 công thức còn lại. Tuy nhiên cần xử lý thật khéo léo để tránh những cách hiểu ngược có thể gây nguy hiểm, rủi ro cho thương hiệu của doanh nghiệp.

Công thức 3s

Trong công thức 3S, nội dung bài viết xoay quanh 3 thành phần chính là: Star (ngôi sao), Story (câu chuyện) và Solution (giải pháp).

• Star: Bài PR sẽ xoanh quanh một NGÔI SAO cụ thể, đó có thể là người tiêu dùng, độc giả hay chính bản thân doanh nghiệp hoặc sản phẩm và dịch vụ. Đừng tạo quá nhiều “nhân vật chính” để rồi khiến bài viết lan man, khó hiểu.
• Story: Kể lại câu chuyện nổi bật nhất mà ngôi sao của bạn đã trải qua. Hãy chọn những chi tiết đắt giá để đưa lên đầu tiên, như vậy sẽ giúp bài viết hấp dẫn và giúp ngôi sao tỏa sáng hơn. 
• Solution: Tiết lộ giải pháp hoặc hành động mà ngôi sao đã làm để vượt qua khó khăn và vươn tới thành công. Hãy “kể” nó một cách ly kỳ, hấp dẫn nhưng vẫn đảm bảo độ “trust” để khiến người đọc thấy ấn tượng. 

Công thức Strings

String chính là lối viết dạng liệt kê – tổng hợp giúp người đọc có được những thông tin hữu ích, khách quan nhất về sản phẩm dịch vụ. Thông thường, các bài viết dạng Strings liệt kê một chuỗi thông tin liên quan với nhau và tập trung miêu tả tác dụng của sản phẩm.

Bài viết Strings thường gồm 4 bước là:

• Liệt kê các vấn đề cần giải quyết và dẫn dắt nội dung thật khéo để khách hàng đọc hết bài viết.
• Đưa ra thông tin, sự kiện, vấn đề, đặc điểm liên quan. Các thông tin phải liệt kê thật rõ ràng và làm nổi bật vấn đề trước khi đưa ra giải pháp.
• Đưa ra những giải pháp để giải quyết vấn đề được nêu ra trong bài.
• Kêu gọi hành động.

Những lưu ý khi viết bài PR

Bài viết PR cần có sự chuyên nghiệp, rành mạch, khách quan và độ súc tích cao. Chính vì thế, cần tránh các sai sót để giúp bài viết có hiệu quả tối đa. Một số lỗi thường gặp khi viết bài PR bao gồm:

• Lỗi sai chính tả.
• Lỗi sao chép nội dung.
• Phần dẫn bài mở đầu không hấp dẫn khiến khách hàng thấy nhàm chán nên không đọc hết bài.
• Lỗi ngữ pháp, lỗi diễn đạt không có sự liên kết giữa các đoạn văn, không phân biệt được văn viết và văn nói, lẫn lộn trong việc sử dụng các đại từ nhân xưng.
• Viết câu quá dài dòng mà không có dấu ngắt câu.
• Sử dụng số liệu, bằng chứng ở dạng chung chung, không có độ uy tín, chính xác cao.
• Vấn đề cùng mục tiêu cốt lõi không mang tầm quan trọng đối với đối tượng mục tiêu.

Kết Luận

Bài viết PR luôn là một trong những yếu tố rất quan trọng trong chiến dịch truyền thông của doanh nghiệp. Không ai có thể tạo ra bài PR tốt và chất lượng ngay từ lần đầu cả. Để có một bài viết cuốn hút là cả một quá trình rèn luyện. Hi vọng qua bài viết trên đây, Digi Hero Agency đã có thể giúp bạn nắm rõ về cách viết bài PR hiệu quả, từ đó tạo ra những bài PR chất lượng, hiệu quả cho doanh nghiệp.