Kế Hoạch Truyền Thông Hiệu Quả Với Quy Trình 7 Bước

Kế hoạch truyền thông là một phần không thể thiếu đối với chiến dịch truyền thông, cũng là đầu việc mà mọi Marketer phải làm trong con đường trở thành nhà sáng tạo tiếp thị đại tài. Nếu bạn là newbie đang chưa biết xây dựng kế hoạch truyền thông thế nào cho hiệu quả, hãy tham khảo bài viết dưới đây của Digi Hero Agency nhé!

Kế Hoạch Truyền Thông Là Gì?

Kế hoạch truyền thông là một bản tổng hợp bao gồm các thông tin, chỉ số, tất tần tật xoay quanh các mục tiêu, đối tượng, vấn đề, phương thức truyền thông, phương án cụ thể. Bản tổng hợp này phục vụ sát sao cho mục tiêu chung của chiến dịch truyền thông. 

Lập kế hoạch truyền thông là quy trình bắt buộc phải trải qua trước khi thực hiện chiến dịch quảng cáo. Lập kế hoạch sẽ bao gồm nhiều công việc như phân tích, trao đổi, kiểm tra,v.v… giữa 1 cá nhân hoặc 1 đội nhóm. Kết quả hữu hình của quy trình lập kế hoạch truyền thông là một tài liệu kế hoạch truyền thông. Tài liệu này sẽ hướng dẫn chi tiết, và là kim chỉ nam để chiến dịch quảng cáo của bạn làm theo. 

Một kế hoạch quản lý truyền thông hiệu quả sẽ dự đoán được với các phân khúc đối tượng cụ thể cần truyền đạt thông tin gì. Một kế hoạch truyền thông phải được trình bày rõ ràng với những kế hoạch cụ thể, hoạch định, ngân sách, kênh marketing, chiến thuật marketing kèm những rủi ro.

Những Lợi Ích Của Việc Lập Kế Hoạch Truyền Thông.

Kể cả khi bạn là một doanh nghiệp nhỏ, bạn vẫn cần lập kế hoạch truyền thông. Bởi, kế hoạch đem lại nhiều lợi ích hơn bạn tưởng. Cụ thể:

• Duy trì vận hành hiệu quả, tính tổ chức cao hơn trong chiến dịch quảng cáo.
• Theo dõi ngân sách chiến dịch, đảm bảo tối ưu chi phí quảng cáo.
• Bằng cách nghiên cứu từ trước, bạn có thể hiểu rõ hơn đối tượng quảng cáo, từ đó nhắm đến mục tiêu và phân khúc đối tượng hiệu quả hơn. 
• Nắm vững về những gì đối thủ khác đang triển khai.
• Có dữ liệu chuẩn để so sánh với chiến dịch quảng cáo trong tương lai.

Khi Nào Cần Lập Kế Hoạch Truyền Thông? 

Kế hoạch truyền thông phải hoàn thiện trước khi bắt đầu chạy chiến dịch. Tuy nhiên, khi nào cần lập kế hoạch truyền thông? Thường, các doanh nghiệp sẽ lập kế hoạch hoạch truyền thông khi: 

• Ra mắt một sản phẩm/dịch vụ
• Chuẩn bị mở cửa doanh nghiệp
• Mở rộng chi nhánh 
• Lấn sân sang thị trường mới 
• Các sự kiện nổi bật trong năm
• Các tình huống khẩn cấp

…

Đây là các dịp mà doanh nghiệp có thể thu hút sự chú ý từ khách hàng tiềm năng. 

Cấu Trúc Kế Hoạch Truyền Thông

Cấu trúc kế hoạch truyền thông tiêu biểu nhất có thể kể đến mô hình SMCRFNE. Đây là mô hình kinh điển sử dụng trong rất nhiều chiến dịch và được nhiều dân chuyên trong ngành Marketing – PR sử dụng. Mô hình SMCRFNE gồm có: 

• S (Sender/Source– Nguồn): Là thương hiệu hoặc tổ chức, cần thực thi chiến dịch.
• M (Message –  Thông điệp): Là nội dung xuyên suốt cần truyền tải đến khách hàng. 
• C (Channel – Kênh): Là phương tiện truyền thông đến khách hàng.
• R (Receiver – Người nhận): Là khách hàng mục tiêu, người sẽ nhận thông điệp mà thương hiệu truyền tải.
• F (Feedback – Phản hồi): Là phản hồi của người nhận về thông điệp. 
• N (Noise – Nhiễu): Là những sai lệch khiến cho người nhận, nhận sai thông điệp.
• E (Effect – Độ hiệu quả): Là hiệu quả sau cùng của chiến dịch

Hiểu rõ được mô hình SMCRFNE sẽ giúp ích rất nhiều trong việc xây dựng kế hoạch truyền thông Marketing hiệu quả. Nếu sau khi xây dựng kế hoạch truyền thông mà vẫn thiếu các nhân tố này, bạn nên kiểm tra quy trình xây dựng kế hoạch truyền thông nhé. 

Các Bước Xây Dựng Kế Hoạch Truyền Thông

Bước 1: Phân tích thị trường 

Phân tích luôn là hành động được lặp đi lặp lại nhiều nhất khi làm kế hoạch truyền thông. Nếu phân tích của bạn không hiệu quả, kết luận của bạn có thể lãng phí ngân sách hàng tỷ đồng. Phân tích thị trường hiệu quả là khi bạn trả lời được các câu hỏi sau:

👉Thị trường và phân khúc khách hàng của doanh nghiệp của bạn ở đâu?

👉Bạn chiết xuất dữ liệu từ nguồn nào? Website hay Social Media? Nguồn này với đối tượng sản phẩm này, có tin cậy không? 

👉Khách hàng mục tiêu và thị trường hướng tới ?

👉Hành vi khách hàng của nhóm khách hàng mục tiêu là gì? 

👉Các đối thủ cạnh tranh ở đâu, chiến dịch Marketing của họ thế nào? có thể rút ra được bài học gì? 

Hoặc bạn có thể xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của doanh nghiệp qua mô hình SWOT. 

Tham khảo thêm:

• Nghiên Cứu Thị Trường Là Gì? Bí Kíp Kinh Doanh Hiệu Quả?
• Thị Trường Người Tiêu Dùng (Comsumer Market) Là Gì?
• Mẫu Kế Hoạch Nghiên Cứu Thị Trường Cần Những Yếu Tố Gì?

Bước 2. Xác định mục tiêu kinh doanh/ Marketing là gì?

Khi bắt đầu tham gia vào Digital Marketing, doanh nghiệp cần xác định rõ hướng đi của mình. Mục tiêu kinh doanh càng rõ ràng, các công việc về sau sẽ càng suôn sẻ. 

Để xác định mục tiêu kinh doanh trong kế hoạch truyền thông, đo lường hay phân tích hiệu quả, bạn có thể dùng mô hình SMART. Một số mục tiêu trong kế hoạch Digital Marketing bạn có thể tham khảo:

– Mở rộng nhận biết thương hiệu qua Internet

– Thu thập dữ liệu khách hàng mục tiêu & khách hàng tiềm năng

– Thu hút tệp cộng đồng gồm khách hàng thân thiết, trung thành

– Doanh thu, lợi nhuận 

….

Sau khi xác định mục tiêu kinh doanh, mục tiêu chiến dịch. bước tiếp theo của kế hoạch truyền thông, bạn cần nghiên cứu thị trường. 

Bước 3: Nghiên cứu thị trường, khách hàng mục tiêu

Ở bước thứ 3, nghiên cứu thị trường sẽ giúp bạn nắm được thông tin về các thương hiệu, cập nhập biến động thị trường giúp giảm thiểu ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Ngoài ra, nghiên cứu thị trường giúp bạn định vị được chỗ đứng của sản phẩm trong ngành, cũng như giúp tìm insight khách hàng từ đối thủ.

Nghiên cứu thị trường cần xác định 2 yếu tố chính:

👉Đối thủ cạnh tranh: Họ là những ai? Đang triển khai chiến dịch gì? Hiệu quả truyền thông của họ!

👉Công chúng mục tiêu: Sản phẩm của bạn chắc chắn có sự khác biệt, vậy bạn phải tìm được nhóm công chúng mục tiêu quan tâm đến điều đó. Với mỗi kế hoạch truyền thông, chúng ta lại tìm một nhóm đối tượng khác nhau để phục vụ. 

Công chúng mục tiêu

Công chúng mục tiêu chính là quá trình bạn tìm ra chữ R trong mô hình SMCRFN. Khách hàng mục tiêu chính là đối tượng trực tiếp của chiến dịch truyền thông. Mọi kế hoạch truyền thông đều nhằm mục đích tiếp cận và truyền tải thông điệp tới họ.

Khi vẽ chân dung khách hàng mục tiêu, bạn phải phân loại họ theo các nhóm đối tượng, theo các hành vi mua hàng, theo mức độ tiềm năng khác nhau. Sau đó, dùng chiến thuật khác nhau để truyền thông. Ví dụ, nhóm nào rộng và dễ tác động thì bạn sẽ ưu tiên truyền thông trước. 

Khi bạn vẽ được chân dung khách hàng mục tiêu, bạn có thể định hướng thông điệp và hướng tiếp cận phù hợp nhất. 

Sau khi đã phân loại mục tiêu. Thông qua cách đo lường và sử dụng những thông tin thực tế để phân tích. Từ đó bạn có thể đánh giá mức độ tiềm năng của tệp khách hàng đã khai thác. Từ đó phát triển thêm những tệp khách hàng liên quan khác.

Bước 4. Thông điệp truyền thông

Xác định Idea và Concept phù hợp

Trong một kế hoạch truyền thông, bước tạo thông điệp truyền thông sẽ là bước tốn nhiều chất xám nhất. Một idea sáng tạo, một concept hay không chỉ giúp bạn truyền tải được thông điệp, mà còn là quân át chủ bài giúp bạn gây ấn tượng mạnh với khách hàng. Xác định Idea và Concept phù hợp còn giúp nội dung trong chiến dịch có tính chặt chẽ, liên kết với nhau. 

Một concept hiệu quả đảm bảo:

• Có truyền tải được mục tiêu kinh doanh và lý do bạn làm việc đó không?
• Có phù hợp với khách hàng truyền thông và bối cảnh truyền thông không?
• Thông điệp truyền tải có mới mẻ và gây tò mò không ?

Tuy các thông điệp rất đa dạng về nội dung và hình thức, nhưng thường sẽ được xếp vào hai loại chính: 

Thông điệp truyền thông theo giọng điệu

Thông điệp truyền thông theo giọng điệu, chính là thể hiện “màu” của doanh nghiệp một cách tốt nhất. Giọng điệu thường được điều chỉnh phù hợp với đặc trưng riêng của từng sản phẩm. Ví dụ: 

   + Với sản phẩm giáo dục, thông điệp truyền thông thường trang trọng. Trong khi thông điệp truyền thông mảng mỹ phẩm thường bay bổng hơn. 

   + Với sản phẩm nội thất và sản phẩm đồ ăn, những bài viết trong kế hoạch truyền thông sẽ có giọng điệu, thông điệp truyền tải khác nhau.

Thông điệp truyền thông theo mục đích

Mục đích Marketing không giống nhau đã tạo nên sự khác biệt trong việc sáng tạo thông điệp truyền thông của các doanh nghiệp. Ở mỗi lĩnh vực, thông điệp truyền thông yêu cầu người viết có những sáng tạo riêng. Ví dụ:

Với mục đích chính trị, xã hội,nội dung nhằm tuyên truyền, thông điệp đánh mạnh vào nhận thức và hành vi của người dùng: “Thông điệp 5K: KHẨU TRANG – KHỬ KHUẨN – KHOẢNG CÁCH – KHÔNG TỤ TẬP – KHAI BÁO Y TẾ”

Bước 5: Lựa chọn công cụ Digital Marketing và các kênh phân phối

Công cụ và kênh phân phối là một bước cực kỳ quan trọng, vì nó sẽ quyết định người đọc tiếp nhận thông điệp như thế nào. Trong Marketing, công cụ và kênh phân phối sẽ là “nhà vận chuyển”, vì vậy hãy đảm bảo chọn kênh phù hợp với đặc điểm của từng doanh nghiệp. Thông điệp có thể viết dưới dạng hình ảnh, video, chữ viết,… nên bạn hãy tìm hiểu kỹ điểm mạnh điểm yếu của nền tảng, để phân phối từng loại thông điệp phù hợp với nền tảng. 

Bước 6. Thiết lập ngân sách thực hiện

Ngân sách nên được dự toán sau khi bạn đã xây dựng toàn bộ nội dung cho chiến dịch. Dự toán chi phí của một chiến dịch Marketing thường được xác định theo một trong bốn cách sau:

• Cách 1: Xác định ngân sách dựa theo đối thủ: Vì đối thủ đã rất thành công trong chiến dịch, vậy nên nếu sử dụng ngân sách cho chiến dịch thấp hơn, hiệu quả có thể kém hơn”.
• Cách 2: Xác định theo tỷ số: Sau khi đã cân nhắc kỹ lưỡng về các nguồn lực, ngân sách của các chiến dịch quảng cáo trong năm ngoái, ban quản trị sẽ xác định và phân bổ ngân sách cho chiến dịch này.
• Cách 3: Dựa theo phần trăm doanh thu: Thường công ty sẽ trích một tỷ lệ ngân sách dành cho Marketing. Đây là phương pháp phổ biến nhất hiện nay, tính toán đơn giản và dễ thực hiện. 
• Cách 4: Dựa trên kì vọng: Ngân sách xác định vào mục tiêu của doanh nghiệp. Nếu kế hoạch truyền thông có mục tiêu tăng doanh số bán hàng thêm 50%. Tăng ngân sách cho Marketing là điều tất yếu.

*Phân bổ chi phí Marketing hợp lý?

Với ngành hàng kinh doanh hàng tiêu dùng, thường doanh nghiệp sẽ dành 6-12% doanh thu cho Marketing. Với các doanh nghiệp B2B, con số này là 2-6%. Một báo cáo Hội đồng Giám đốc Marketing (CMO) chỉ ra rằng 16% các doanh nghiệp sẽ chi 5-6% doanh thu cho Marketing và các kế hoạch Marketing. Hơn 23% doanh nghiệp dành hơn 6% cho hoạt động tiếp thị online này.

Tuy nhiên, với các doanh nghiêp muốn giới thiệu sản phẩm hoặc hay thâm nhập thị trường mới, ngân sách cho hoạt động Marketing có thể lên đến 20% doanh thu (đôi khi là cao hơn). Việc chi tiêu mạnh tay để xây dựng niềm tin hoặc mở rộng thị phần là điều tất yếu. Bởi vì thị trường đã có rất nhiều đối thủ mạnh và cướp miếng bánh của họ là không hề dễ dàng. Với nhiều thương hiệu cao cấp, thậm chí họ còn chi tiêu mạnh tay hơn cho hoạt động Marketing. Mục đích chính là để tiếp tục xây dựng và gìn giữ thương hiệu. 

Bước 7. Đo lường, đánh giá và điều chỉnh

Một trong những ưu thế vượt trội của Digital Marketing so với Marketing truyền thống, là khả năng đánh giá và đo lường ngay trên app. Đồng thời bạn có thể điều chỉnh kế hoạch ngay khi phát hiện lỗi sai. Từ đó giúp hiệu quả luôn được tốt hơn. Con số không phải là tất cả với một chiến dịch Marketing. Nhưng nếu Marketing thiếu những con số, hiệu quả có thể giảm rõ rệt bằng mắt thường. Các việc cần làm khi muốn đo lường, đánh giá gồm có:

• List các chỉ tiêu cần theo dõi
• Các công cụ theo dõi
• Quy trình tối ưu hóa 
• Đo lường kết quả và tính toán hiệu quả, và tối ưu lại kế hoạch

Có một phần trong quá trình lập kế hoạch Marketing mà nhiều công ty thường bỏ qua. Đó chính là xây dựng được các phương án dự phòng và lường trước được những rủi ro. Đã gọi là rủi ro, thường đến rất bất ngờ và nếu không chuẩn bị thật tốt, rất có thể công sức xây dựng của doanh nghiệp bạn sẽ không cánh mà bay từ những scandal này. 

Lập kế hoạch truyền thông là một bước rất quan trọng đòi hỏi kỹ năng, tư duy cực kỳ cao. Nếu một bản kế hoạch chỉn chu được tạo ra, chắc chắn sẽ giúp bạn gặt được trái ngọt. Nếu bạn đang cần một kế hoạch truyền thông mẫu, hãy theo dõi và tham khảo Digi Hero Agency để cập nhập những thông tin mới nhất về Marketing nhé!